Ventajas de un programa de facturación online


Controlar la facturación de una empresa es una tarea complicada que puede llevar mucho tiempo. Realizar este trabajo con hojas de cálculo, archivos o programas locales, si bien ha sido la forma más habitual de trabajar hasta ahora, tiene sus riesgos y limitaciones entre las que se pueden destacar:
  • Posibilidad de pérdida de información.
  • Dependencia del dispositivo donde estén almacenados los archivos.
  • Imposibilidad de trabajar de forma colaborativa entre varios empleados de la empresa.
  • Inversiones iniciales importantes en licencias software.

¿Qué ventajas tiene un programa de facturación online?

Hoy en día, gracias al avance de las tecnologías de la información (TIC), existen progamas de facturación online que proporcionan una serie de ventajas frente a los métodos tradicionales:
  1. Toda la información del negocio (facturas, presupuestos, albaranes, clientes, proveedores, productos y servicios etc.) se almacena en la "nube". Esto permite realizar copias de seguridad periódicas y evitar pérdidas de información por averías de los dispositivos personales. Te puedes olvidar de almacenar más documentos en tu ordenador.

  2. Permiten conectarse a ellos desde cualquier sitio con acceso a internet y dispositivo (ordenador, tablet o móvil).

  3. No hay que preocuparse de la instalación y mantenimiento del equipo o software local de trabajo. Estos sistemas se almacenan en data centers con su propio equipo técnico de mantenimiento que se encargan de la gestión integral del servicio; desde la instalación de una máquina virtual, la configuración de un firewall para securizar el acceso o la instalación de nuevas versiones del programa.

  4. Permite compartir toda la información de la empresa de una forma mucho más ágil y rápida con terceros (gestorías, clientes o proveedores).

  5. Contarás con una atención personaliza remota para resolver cualquier duda o problema que tengas. Ya no hará falta que se desplace ningún técnico a tus oficinas, los problemas se resuelven al instante.

  6. Disfrutarás de actualizaciones periódicas gratuitas y de forma automática. Nunca más tendrás que sufrir un corte del servicio.

¿Qué debe tener un software de facturación?

Si te estás planteando empezar a trabajar con un programa de facturación online, debes evaluar antes si cumple con una serie de funcionalidades:
  1. Varios tipos de documentos

    Hoy en día cualquier empresa o negocio maneja diferentes tipos de documentos: facturas, presupuestos, facturas proforma, albaranes, recibos o gastos pueden ser un ejemplo de ello. Por ese motivo, el programa debe poder manejar todos ellos en la misma herramienta para optimizar el tiempo de trabajo.

    Además, hay que verificar que los documentos generados cumplen con la normativa vigente para que sean válidos desde el punto de vista legal y contable.

  2. Todo integrado en un mismo lugar

    Toda la información de tu negocio debe poderse almacenar en el software, no solo los diferentes documentos, sino también el resto de información imprescindible para poder generarlos rápidamente: Contactos (clientes y proveedores), productos y servicios, impuestos, formas de pago etc.

  3. Intuitivo y sencillo de utilizar

    De nada vale un software con multitud de funcionalidades si no se ha diseñado pensando en las personas que lo van a utilizar. Cualquier operación debe ser fácil e intuitiva de realizar.

  4. Diseño personalizable

    Debe ser suficiente flexible como para poder adaptar los documentos a la imagen de marca de tu empresa (logotipo, tipo de letra, colores, márgenes, idioma o divisa).

  5. Procesos Automáticos

    La automatización de procesos es un punto clave de este tipo de programas para optimizar el tiempo de las personas y aumentar su productividad. Por ejemplo, debemos garantizar que entre estos procesos, existe la posibilidad de generar automáticamente la numeración de los documentos o poder reutilizar plantillas con información predefinida.

  6. Cuadros de mando e informes

    Los cuadros de mando e informes son fundamentales para poder controlar la evolución de un negocio y conocer por ejemplo los productos que proporcionan mayor rentabilidad, los impuestos que he de pagar a hacienda o el balance económico del último trimestre.

  7. Seguridad

    El software debe contar con protocolos de envío y almacenamiento de la información encriptada a fin de evitar robos de información. Por ejemplo, hay que garantizar que el software de facturación trabaja con HTTPS o que almacena nuestras contraseñas de acceso de forma encriptada.

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