Cómo dar acceso a tus clientes y saber cuándo leen los documentos

              

¿Cómo doy acceso a mis clientes?

Si quieres que tus clientes tengan acceso a todos los documentos que crees para ellos (facturas, presupuestos, albaranes etc.) a través de Facturas Cloud, puedes hacerlo sin problema. Para ello puedes acceder a la opción de menú "Contactos > Clientes", seleccionar todos los clientes a los que desees dar acceso y pulsar el botón "Conceder acceso" que se habilita en la botonera inferior.

En el momento en el que concedas el acceso a un cliente, el sistema le mandará un e-mail donde se incluye la url de acceso, usuario y contraseña.

Del mismo modo que accedes tú, tus clientes van a poder acceder a Facturas Cloud desde cualquier dispositivo, bien sea a través de la web, o haciendo uso de la APP en Google Play. Si tienes habilitada la opción de personalizar el sistema con tu imagen de marca, la web de acceso será una especialmente diseñada para tu empresa.

¿Qué van a poder ver y hacer mis clientes?

Cuando tu cliente acceda al sistema con su usuario y contraseña, tendrá disponibles las siguientes opciones:

• Documentos: En esta sección va a poder consultar todos los documentos que has creado a su nombre: facturas, presupuestos, albaranes, facturas proforma o recibos. Para ello, dispone de un listado donde ver los datos básicos de cada documento (número de documento, fecha de emisión, fecha de vencimiento, base imponible, importe total e importe pendiente de pago) incluyendo las funcionalidades típicas como la búsqueda, ordenación o descarga del mismo en formato Excel o PDF. Es importante destacar que tu cliente solo verá aquellos documentos que no estén archivados.
  
  Para ver el detalle de cada uno de los documentos, puede seleccionar la casilla que hay al principio de la fila y pulsar el botón "PDF" que se habilita en la parte inferior de la pantalla. En el momento que se haya descargado el fichero, este documento quedará marcado como "Leído" y así se reflejará en la columna correspondiente del listado.

  

  
  
  
• Mis Datos: En esta sección tu cliente podrá ver la información que tienes registrada en Facturas Cloud: Nombre o Razón Social, Tipo Identificador Fiscal (CIF, NIF, etc.), Identificador Fiscal, Dirección, País, Provincia, Ciudad/Municipio, Código Postal, e-mail y teléfono.
  
  Toda esta información únicamente podrá ser consultada, pero no modificada. En caso de que haya algún dato incompleto o error, tu cliente debe ponerse en contacto contigo para que, desde tu acceso de empresa, puedas modificarlo.

  

  
  
  
• Configuración: En esta sección tu cliente podrá por un lado establecer sus preferencias a la hora de utilizar el sistema (Idioma y Número máximo Filas en los Listados), así como modificar su contraseña de acceso.

  

  
  
  

¿Puedo saber si mis clientes han leído los documentos?

Tal y como comentábamos en la sección ¿Qué van a poder ver y hacer mis clientes?, una vez que tu cliente haya descargado un documento en PDF, el sistema te mandará un e-mail de notificación siempre que tengas habilitada esta opción (campo "Recibir emails" que se ubica en la pestaña "Interfaz" de la opción de menú "Configuración > Mis Datos").

Esta información también la puedes conocer en los diferentes listados de tus documentos de venta a través de la columna "Leído", así como filtrar la información por ese campo.

¿Puedo personalizar el sistema con mi imagen de marca?

Somos conscientes de la importancia de ofrecer una imagen de marca adecuada a tus clientes y por eso, te ofrecemos la posibilidad de personalizar el aspecto gráfico del sistema.

Para que veas un ejemplo del posible resultado, te mostramos a continuación la personalización que hemos llevado a cabo a nuestro principal partner Xtrared, especialistas en Inbound Marketing.

Por una parte, proveemos una url de acceso al sistema exclusiva e incluyendo el nombre de la empresa https://facturascloud.com/xtrared/:

Y por otro lado, personalizamos las hojas de estilos de la zona privada del sistema: logotipo, color de letra etc.

Si estás interesado en contratar esta funcionalidad, ponte en contacto con nosotros a través del e-mail soporte@facturascloud.com o del chat online y te daremos todos los detalles.

¿Puedo eliminar el acceso a un cliente?

Una vez que has dado acceso a un cliente, puedes eliminarlo cuando lo desees. Puedes hacerlo de dos maneras:

• Eliminando el acceso: Para quitar el acceso a un cliente, debes acceder al listado de clientes, marcar la casilla correspondiente y pulsar el botón "Quitar acceso" que se habilita en la parte inferior de la pantalla.

  

  
  
  
• Desactivando el usuario: Para desactivar a un usuario, debes acceder al listado de clientes, marcar la casilla correspondiente y pulsar el botón "Desactivar" que se habilita en la parte inferior de la pantalla.

  

  
  

La diferencia entre ambas opciones radica en que un usuario inactivo que vuelve a ser activado mantiene el usuario y contraseña que tuviera, mientras que a los usuarios sin acceso que se les vuelva a dar acceso se les generará una nueva contraseña.

¿Qué hago si mi cliente no recuerda su usuario o contraseña?

Si tu cliente ha olvidado su contraseña, tiene un enlace en la pantalla de login llamado "¿Has olvidado tu contraseña?" desde donde va a poder introducir su usuario y el sistema le asignará una nueva contraseña.

Si el problema es que tampoco recuerda su usuario, lo que puedes hacer es quitarle el acceso y volvérselo a dar. De esa forma, el sistema le mandará un nuevo e-mail con su usuario y contraseña.

Necesito enterarme de cuando leen las facturas mis clientes ¿Qué hago con las facturas periódicas que enviaban las facturas por e-mail?

En el módulo de facturas periódicas existe la posibilidad de enviar las facturas generadas a tu cliente por e-mail. En ese e-mail se adjunta por defecto la factura en formato PDF, pero eso tiene el inconveniente de que una vez que tu cliente lea ese e-mail, tú no te vas a enterar de que lo ha leído.

Para evitar este inconveniente, hemos incluido un campo en el formulario de alta/edición de tus facturas periódicas llamado "Incluir factura como adjunto".

De esa forma, si lo dejas marcado como No, solo se mandará el aviso a tu cliente de haberse generado la factura, pero no se incluirá el fichero adjunto. Tu cliente se enterará de que tiene disponible la factura, podrá acceder a su zona privada, descargar el fichero y tú quedarás enterado.