Lista de datos para facturar

              

Si es la primera vez que tienes que hacer una factura, seguramente te hayas preguntado ¿Cuáles son los datos obligatorios en una factura?. Si ese es tu caso, no te preocupes, porque en este post vas a encontrar las respuestas a estas dudas.

¿Qué datos son obligatorios para facturar?

Los datos de facturación que obligatoriamente tienes que introducir varía dependiendo del tipo de factura que estés realizando. Veamos cada uno de los casos:

• Datos para una factura completa u ordinaria
  • Palabra Factura: Es tan obvio que puede pasar por alto. Cualquier factura debe incluir precisamente la palabra “factura” para ser reconocida como tal.
  • Número: La numeración debe ser correlativa. Esto significa que a la factura numero 1 con fecha de emisión 1 le sigue la 2 con fecha de emisión 2 y así sucesivamente, teniendo en cuenta que la fecha de emisión 1 debe ser menor o igual que la fecha de emisión 2. Este número sirve para ordenar las facturas emitidas en un periodo de tiempo, normalmente un año.
    
    En su caso también debe figurar la serie. Las series solo pueden utilizarse para identificar operaciones realizadas en varios centros de facturación (por ejemplo, empresa con dos o más sedes) o por diferentes actividades o líneas de negocio.
    
    Veamos un ejemplo: Si emites la factura F-0001 (F- es la serie y 0001 la numeración) con fecha 01/01/2020, la siguiente factura que emitas debe ser la F-0002 y su fecha debe ser 01/01/2020 o posterior (nunca anterior al 01/01/2020).
  • Fecha de emisión.
  • Fecha de operación: Solo debe informarse si ésta fecha es diferente a la de emisión. Esta es la fecha en la que se han llevado a cabo las actividades descritas en la factura o en la que se haya recibido un pago anticipado.
  • Datos del emisor:
    • NIF
    • Nombre y apellidos, razón o denominación social.
    • Domicilio
  • Datos del receptor:
    • NIF
    • Nombre y apellidos, razón o denominación social.
    • Domicilio
  • Operaciones:
    • Descripción completa del servicio realizado o del producto vendido.
    • Base imponible.
    • Precio unitario sin impuestos.
    • Descuentos no aplicados al precio unitario.
  • Impuestos:
    • Tipo o tipos impositivos aplicados a las operaciones.
    • Cuota tributaria repercutida.
    Si la operación está exenta de algún impuesto hay que indicarlo.
  • Contraprestación total: Es decir, el precio final a pagar.
• Datos para una factura simplificada: Los datos obligatorios en este tipo de facturas son los siguientes:
  • Palabra Factura Simplificada: En este caso el texto que suele quedar reflejado en el documento es “factura simplificada”.
  • Numero: Del mismo modo que el anterior caso, este tipo de documentos tendrán su numeración y serie.
  • Fecha de emisión.
  • Fecha de operación: Solo debe informarse si ésta fecha es diferente a la de emisión. Esta es la fecha en la que se han llevado a cabo las actividades descritas en la factura o en la que se haya recibido un pago anticipado.
  • Datos del emisor:
    • NIF
    • Nombre y apellidos, razón o denominación social.
  • Descripción del concepto: Identificación de los bienes entregados o servicios prestados.
  • Tipo impositivo. Si en la factura se han aplicado diferentes tipos de IVA, habrá que incluir además las bases imponibles de forma independiente.
  • Contraprestación o importe total.
• Datos para una factura rectificativa o abono: En este caso, los datos obligatorios de una factura rectificativa son los mismos que los de una factura completa u ordinaria y que comentábamos anteriormente. En estos casos sí que debes tener en cuenta estas otras consideraciones:
  • Palabras Factura Rectificativa: En la factura hay que reflejar claramente que se trata de una "factura rectificativa" y como tal, deben aparecer esas palabras.
  • Motivo y detalle de la rectificación: Debe aparecer el motivo de la generación de esta factura y los detalles de la rectificación que se está realizando.
  • Número: Del mismo modo que una factura ordinaria o completa, este tipo de facturas también requieren una numeración y serie. En este caso la numeración y serie serán distintos a la de las facturas ordinarias e igualmente los números deberán ser correlativos.
  • Factura original rectificada: Es obligatorio indicar la factura original que se está rectificando.
• Datos para una factura rectificativa simplificada: Este caso es posible si lo que necesitas es rectificar una factura simplificada. Los requisitos son los mismos que en la factura rectificativa o abono teniendo en cuenta que la factura original es simplificada. Esto significa, por ejemplo, que el receptor de la factura podrá no estar informado dada la naturaleza del documento original.

¿Qué datos son opcionales para facturar?

Adicionalmente a los datos obligatorios que deben aparecer en tus facturas, existe otra información opcional que puedes incluir o no según consideres oportuno.

• Forma de pago.
• Requisitos legales: por ejemplo relativos a la RGPD.
• Observaciones: cualquier dato de interés relativo a la operación.
• Datos del registros mercantil de tu empresa.

¿Qué diferencia hay entre una factura ordinaria y una factura simplificada?

Quizá llegados a este punto te sigas preguntando ¿qué diferencia hay entre una factura y una factura simplificada?. Para que quede completamente claro te resumimos las diferencias entre los dos tipos de documentos:

• En la factura simplificada no es necesario incluir los datos fiscales del receptor de la misma, pero en la factura ordinaria sí.
• Mientras que en las facturas completas hay que indicar detalladamente la operación que se ha realizado, en las facturas simplificadas basta con identificar el tipo de bien o servicio.
• En las facturas completas hay que desglosar las operaciones realizadas en base imponible, impuesto aplicado y cuota de dicho impuesto. Sin embargo en las facturas simplificadas basta con indicar el importe total.
• En las facturas simplificadas no es necesario informar la cuota tributaria de IVA. Por el contrario en las facturas ordinarias sí que debe reflejarse.

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