¿Quieres saber cómo hacer una factura?

              

¿Qué es una factura?

Una factura es un documento con caracter mercantil que deja constancia de la compraventa de un producto o servicio que realiza un vendedor a un comprador. Si eres un autónomo o una pyme, la factura es uno de los documentos más importantes de tu negocio por varios motivos:

  1. Como vendedor, es el único justificante legal válido de la venta realizada.
  2. Como comprador, es el único documento que te da derecho a una deducción de los impuestos pagados.
  3. Demuestra la validez de la operación, así como los impuestos incluidos según la fiscalidad de tu país.
  4. Normalmente se establecen las condiciones y fechas de pago y por tanto, es un documento que invita al comprador a pagar.
  5. En caso de impago o retraso, la factura se convierte en el único documento justificativo de este hecho.
  6. Son la base para poder llevar la contabilidad, evolución y control de tu negocio.

En resumen, una factura responde al ¿qué? ¿quién? ¿cómo? ¿cuándo? ¿dónde? y ¿por qué? de cualquier operación comercial.


¿Qué tipos de factura hay?

Cuándo te piden hacer una factura lo primero que deberías preguntar es “¿de qué tipo?”. Y es que las hay de varias tipos de facturas:

  • Factura completa u ordinaria: Como su propio nombre indica, se trata del tipo estándar de factura.
  • Factura simplificada: Se trata de una versión resumida de la factura ordinaria, ya que puede contener menos información. Este tipo de factura puede usarse cuando el importe de la factura no supera los 400€ (IVA incluido), por lo que se trata del tipo más habitual en el comercio minorista.
  • Factura electrónica: La factura electrónica es el equivalente en soporte electrónico de la factura en papel y desde enero de 2013 tiene la misma validez.
  • Factura recapitulativa: Una factura recapitulativa recoge varias operaciones económicas hechas durante un cierto periodo de tiempo y dirigidas al mismo cliente. Es decir, una recapitulación de facturas ordinarias relacionadas entre sí. Resultan muy útiles para agilizar la gestión de negocios que hacen ventas recurrentes.

Estos son los tipos de factura más comunes, pero si quieres puedes ampliar todo esta información con ejemplos en el artículo "tipos de factura".


¿Qué datos necesito para facturar?

En función del tipo de factura que estés realizando, así será necesario incluir unos datos u otros. Los datos más normales son los siguientes:

  • Número de factura.
  • Fecha de emisión.
  • Palabra Factura. Debe aparecer la palabra "Factura" explícitamente en el documento.
  • Datos del emisor de la factura: NIF, nombre o razón social y domicilio.
  • Datos del receptor de la factura: NIF, nombre o razón social y domicilio.
  • Identificación de los bienes o servicios realizados: descripción, número de unidades, base imponible e impuestos .
  • Total de la factura: base imponible total, impuestos totales, IRPF total (si aplica) e importe final.

Para conocer con más detalle todos los datos obligatorios según el tipo de factura, datos opcionales y ejemplos, tenemos disponible el artículo "datos necesarios para facturar".


¿Cómo se hace una factura?

Cuando empiezas a realizar facturas, son muchas la preguntas que te haces para garantizar que el documento que generas es correcto ¿Están todos los datos obligatorios? ¿Son correctos los calculos? ¿Puedo añadir alguna información adicional? ¿Cómo hacer una factura de autónomo? Por todo ello, es más que aconsejable hacer uso de alguna herramienta o programa que te facilite el trabajo. Por norma general son dos las opciones más utilizadas:

  • Con una hoja de cálculo o un programa en tu ordenador: Hasta hace unos años, esta había sido la forma más habitual de trabajo. Si eliges esta opción, existen multitud de plantillas en excel y programas que te puedes descargar desde internet.

    Sin embargo, antes de tomar una decisión debes hacerte preguntas como estas: ¿Qué pasa si se avería el ordenador donde tengo instalado el programa? ¿Qué pasa si necesito crear una factura y no estoy delante de mi ordenador? ¿Cuánto me va a costar las nuevas versiones del programa? ¿Va a seguir funcionando cuando se actualice el sistema operativo de mi ordenador?. Preguntas como estas son las que ponen de manifiesto los inconvenientes de esta forma de trabajo.
  • Programa de facturación online: Con la evolución tan rápida que han tenido las tecnologías de las información (TIC) en los últimos años, este tipo de programas online se han impuestos. Estos sistemas de trabajo tienen ventajas importantes con respecto a los métodos tradicionales y que te aconsejamos que consultes en nuestro artículo "Ventajas de un programa de facturación online".

    En Facturas Cloud te ofrecemos un programa de facturación online con todas las ventajas que de contábamos antes. Realizarás todos tus documentos (Facturas, presupuestos, albaranes etc.) desde un único sitio, siempre que quieras, estés donde estés y de una forma rápida y sencilla.

    Si quieres, te contamos cómo hacer una factura paso a paso en Facturas Cloud.


¿Cómo puedo calcular el importe total de una factura?

A la hora de hacer una factura, es importante tener claros tres conceptos:

  • Base imponible: La base imponible son los ingresos brutos (antes de descontar los impuestos). Si vendes un producto de 100€, esa es la base imponible.
  • Impuesto: Por normal general, todos los paises recaudan unos impuestos por cada venta que realiza una empresa o autónomo. Estos impuestos son recaudados por el vendedor para posteriormente dárselos al gobierno o estado. En muchos paises este impuestos se denomina IVA (Impuesto sobre el Valor Añadido) y según cada caso, tiene un tipo impositivo u otro.
  • Retención: En algunos países, se aplica este concepto cuando haces la factura a otra empresa o profesional, nunca a particulares. Se llama comunmente IRPF (Impuesto de Retención sobre las Personas Físicas) y el tipo impositivo varía según cada fiscalidad. Lo más importante de este impuesto es que en este caso el comprador es quien ingresa este dinero que posteriormente debe devolver al estado y por ese motivo, en la factura esta cantidad debe restar.

Siguiendo con el ejemplo, si vendemos 4 unidades de un producto de 100€, el IVA aplicable en nuestro país para este producto es del 21% y además el IRPF es del 15%, el importe total de la factura será:

  • Base imponible: 4 unidades x 100€ = 400€
  • Impuestos (IVA): 400€ x 21% = 84€
  • IRPF: 400€ x 15% = 60€
  • Total de la factura: 400€ + 84€ - 60€ = 424€

Si quieres más detalles y ejemplos, puedes consultar el artículo "cómo hacer una factura con IVA e IRPF".


Plantillas y ejemplo de factura

Una de las grandes ventajas de utilizar un sistema de facturación y más concretamente Facturas Cloud, es la posibilidad de personalizar el aspecto de tus facturas para que tengan un aspecto profesional y adaptado a tu imagen de marca. Esto se consigue a través de plantillas que puedes configurar y utilizar a tu gusto.

Para que te hagas una idea más concreta de lo que puedes conseguir, vamos a poner un ejemplo. Supongamos que tenemos un negocio de venta de productos informáticos y realizamos una venta de los siguientes productos e impuestos:

  • 1 ordenador portátil con una base imponible de 799€/unidad y un IVA del 21%. En este caso además aplicamos un descuento comercial del 5%.
  • 3 Impresoras con una base imponible de 123€/unidad y un IVA del 21%. En este caso además aplicamos un descuento comercial del 10%.
  • 2 cartuchos negros para impresora con una base imponible de 19€/unidad y un IVA del 10%.
  • 4 cartucho de color para impresora con una base imponible de 23€/unidad y un IVA del 10%.

A continuación puedes ver cómo se configuraría el ejemplo anterior con Facturas Cloud:

Ejemplo configuración factura

Y este es el posible resultado que tendrían tus facturas según la plantilla y configuración que realices:

Ejemplo facturas


¿Quien debe hacer facturas?

Todo autónomo o empresario que realiza una actividad económica está obligado a realizar una factura, aunque luego hay que analizar la fiscalidad particular de cada país.

En España por ejemplo, la Agencia Tributaria establece los siguientes supuestos en los que es obligatorio hacer una factura:

  • Cuando el destinatario sea un empresario o profesional y actúe como tal.
  • Cuando el destinatario de la obligación así lo exija para el ejercicio de cualquier derecho de naturaleza tributaria.
  • Exportaciones de bienes exentas de IVA (salvo las realizadas en tiendas libres de impuestos).
  • Entregas intracomunitarias de bienes exentas de IVA.
  • Cuando el destinatario sea una Administración Pública o una persona jurídica que no actúe como empresario o profesional.
  • Determinadas entregas de bienes objeto de instalación o montaje antes de su puesta a disposición, cuando aquella se ultime en el territorio de aplicación del impuesto.
  • Ventas a distancia y entregas de bienes objeto de Impuestos Especiales, cuando se entiendan realizadas en el territorio de aplicación del impuesto.

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