Requisitos que deben cumplir los albaranes o notas de entrega
Un albarán o nota de entrega es un documento mercantil que certifica la entrega de un pedido.
Aunque a veces se confunde con la factura, no es lo mismo. La principal función del albarán es demostrar la existencia de una transacción y la fecha de entrega, acreditando que el producto ha llegado al comprador. No se trata de un documento obligatorio, pero sí muy recomendable ya que gracias a él vendedor, comprador y transportista pueden cubrirse las espaldas ante cualquier reclamación.
¿Cómo se utiliza el albarán?
El albarán se envía al comprador junto con varias copias. El comprador se queda con el original y las copias firmadas van para el mensajero y el vendedor. Estas notas de entrega cumplen varias funciones:
- Al comprador le sirve para comprobar que ha recibido lo que solicitó y verificarlo con la facturación del pedido.
- Al vendedor se sirve para acreditar la entrega del producto al cliente, además de ser un justificante de su salida del almacén.
- A la empresa de mensajería o transporte le sirve como garantía de haber entregado la mercancía en buen estado.
En definitiva, la firma del albarán demuestra la existencia de una transacción.
Requisitos del albarán
Para ser útil, el albarán de entrega debe cumplir con una serie de requisitos. Para empezar ha de ser lo más explícito posible, de modo que no existan dudas sobre la entrega del producto o la prestación del servicio.
- Lugar y fecha de emisión del albarán
- Código o número del documento
- Datos identificativos del comprador y del vendedor
- Domicilio del comprador y vendedor
- Lugar y fecha de entrega
- Firma y sello del receptor de la mercancía
- Cantidad y descripción de los productos
Existen dos clases de albaranes, dependiendo de los datos que contengan. Se trata del albarán valorado y el albarán sin valorar.
El albarán sin valorar suele ir acompañado de la factura, de modo que solo contiene los datos de la descripción y cantidad de productos, sin dejar constancia del precio de cada producto, ni del precio final del pedido (datos que vienen en la factura).
El albarán valorado no se acompaña de la factura, por lo que además de la descripción y cantidad de productos incluye el precio individual de cada uno y el importe total del pedido, así como descuentos e impuestos.
Usar uno u otro depende de la política de facturación de la compañía.
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