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Cómo llevar el control de gastos de una empresa

La rentabilidad de un negocio viene marcada tanto por sus ingresos como por sus gastos. Incluso una empresa que gane mucho dinero puede verse amenazada si sus gastos superan cierto límite. Por eso, sea cual sea tu actividad, es fundamental llevar un exhaustivo control de gastos de empresa. A continuación te explicamos cómo puedes hacerlo.


Consejos para controlar los gastos de tu empresa

Guárdalo todo

El control de gastos no es solo muy recomendable para mejorar la gestión de tu negocio, también es una obligación legal. ¿Sabías que debes guardar tickets y facturas de gastos durante al menos 5 años (con algunas excepciones)? Esto es así para poder justificar ante Hacienda las posibles deducciones que solicites.

¿Entonces, debes tener todas las facturas de proveedores y tickets de compra en papel? No necesariamente. La Agencia Tributaria dice lo siguiente:

Los diferentes documentos, en papel o formato electrónico, se deberán conservar por cualquier medio que permita garantizar al obligado a su conservación la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad, así como el acceso a ellos por parte de la Administración tributaria sin demora, salvo causa debidamente justificada, pudiendo cumplirse esta obligación mediante la utilización de medios electrónicos.

Es decir, podría valer con una factura electrónica y una copia escaneada o fotografía de cualquier ticket. De ese modo evitarás tener los cajones llenos de papeles.

Identifica los gastos

A priori esto es lo más sencillo. En el contexto empresarial un gasto es cualquier salida de dinero que se produce para el adecuado desarrollo o funcionamiento operativo de una empresa. En ese conjunto entran desde el salario de los empleados, hasta los gastos en materia prima pasando por el material de oficina y el dinero que se invierte en campañas de marketing.

Hay que identificar los gastos que se producen y ver en qué área de la empresa se producen. A continuación pasamos al siguiente punto:

Organiza los gastos

Siempre se pueden organizar los gastos de la empresa de acuerdo a varios criterios. Los más habituales son los siguientes.

  • Gastos fijos: Gastos periódicos que se mantienen invariables e independientes de las ventas de la empresa. Por ejemplo, el alquiler de la oficina es un gasto fijo.
  • Gastos variables: Gastos que dependen de la actividad de la empresa. Por ejemplo, los gastos en materia prima de una empresa aumentarán a medida que aumenta el volumen de ventas.
  • Gastos mixtos: Gastos con una parte fija y otra variable.
  • Gastos directos: Gastos relacionados de forma directa con la producción de bienes y servicios. Por ejemplo, la materia prima para producir algo.
  • Gastos indirectos: Gastos no directamente relacionados con la producción de bienes y servicios pero necesarios para la empresa. Por ejemplo, la publicidad es un gasto indirecto habitual para que la empresa venda lo que produce.

Usa una herramienta de control de gastos

Olvídate de apuntar tus gastos en una libreta o un cuaderno. Ahora tienes una gran variedad de programas a tu alcance con los que llevar un registro informatizado de los gastos. Estos programas te ofrecen gran cantidad de información estadística que puede serte de utilidad. Pueden decirte cuándo se producen tus picos de gasto a lo largo del año o en qué gastas más dinero.

Ajusta tus gastos futuros

Una de las utilidades de la contabilidad es detectar los gastos innecesarios o ver donde se puede hacer recortes si es necesario. Sabiendo lo que gastas ahora (y en qué) es más fácil hacer una previsión de gastos futuros e intentar ajustarte a ella (aunque siempre habrá algún imprevisto). La idea siempre es que los ingresos superen a los gastos.

FacturasCLOUD: La mejor herramienta para el control de gastos de tu empresa

Nuestro programa de facturación online te permite llevar al día la contabilidad y consultar tus gastos en cualquier momento. Una solución simple y eficaz para el control de gastos de tu negocio.

Podrás ver tus gastos en distintos periodos de tiempo, ordenarlos por varios criterios, localizar un gasto determinado, ver qué gastos tienes pagados o pendiente de pago, descargar tú lista de gatos (en Excel o en PDF) entre otras muchas cosas.

Además, nuestro programa cuenta con varias ventajas con respecto a otras soluciones parecidas. Por ejemplo, Facturas Cloud funciona en la nube, lo que quiere decir que no tienes que instalar ningún programa en tu ordenador; puedes acceder a nuestro software desde cualquier dispositivo conectado a Internet.

Otro de los puntos fuertes de Facturas Cloud es la seguridad. Todos tus datos se almacenan en la nube donde se hacen copias de seguridad periódicas, reduciendo al máximo el riesgo de pérdida de información. Además, te ofrecemos múltiples opciones de personalización. Pon tu logo a las facturas o añade campos e impuestos personalizados.

Si quieres ver cómo Facturas Cloud puede ayudarte a controlar gastos y optimizar tú tiempo te invitamos a probarlo de forma gratuita.

soporte@facturascloud.com