Requisitos para hacer una factura electrónica
Una factura electrónica, digital o telemática es un tipo de factura que, a diferencia de las tradicionales, se expiden y reciben en formato electrónico. Existen varios requisitos para hacer una factura electrónica. Si quieres conocerlos, sigue leyendo.
Requisitos para una factura electrónica
Desde 2015 su uso es obligatorio en la Administración Pública y en las grandes empresas, si bien es opcional para PYMEs. Sin duda será el formato preferente en un futuro no muy lejano, así que conviene familiarizarse con ellas.
La factura electrónica incluye los mismos campos obligatorios que una factura en papel.
Lo primero que debes saber es que no se puede obligar a un cliente a aceptar una factura electrónica. Éste debe dar su consentimiento para que se le puedan enviar facturas electrónicas. Sin embargo, el consentimiento puede ser implícito o tácito siempre que el receptor realice alguna acción de la que se infiera su consentimiento para recibir facturas electrónicas, como el procesamiento de la factura o el pago de ésta.
Sí debe ser un consentimiento expreso en el caso de los contratos con consumidores y usuarios. Puede añadirse como una clausula más del contrato.
Aparte del requisito del consentimiento, las facturas electrónicas también deben cumplir otros tres requisitos:
Legibilidad: La factura tiene que poder ser leída por cualquiera.
Autenticidad de origen: La identidad del emisor de la factura debe estar garantizada (Así como la del proveedor o prestador en el caso de que no sean la misma entidad).
Integridad del contenido: Se debe garantizar también que el contenido de la factura no ha sido modificado.
Para cumplir con los requisitos de Autenticidad de origen e integridad del objetivo la legislación ofrece cuatro alternativas:
- Mediante firma electrónica
- Mediante intercambio electrónico de datos (EDI): Para ello el acuerdo entre el emisor y el receptor de la factura tendrá que prever el uso de procedimientos que garanticen la autenticidad del origen y la integridad de los datos.
- Mediante medios validados por la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT). En este caso hay que ponerse en contacto previamente con la AEAT para obtener su validación.
- Controles de gestión que permitan crear la pista de auditoría fiable que establezca la necesaria conexión entre la factura y la entrega de bienes o prestación de servicios que la misma documenta. Este es el mismo proceso que se utiliza para las facturas de papel.
