Cómo optimizar la velocidad de Facturas Cloud

              

Si llevas ya un tiempo utilizando el servicio de Facturas Cloud o el volumen de información que tienes almacenado en él es muy alto, puede que vayas notando cierta relantización a la hora de consultar las diferentes pantallas del sistema. En este artículo te contamos los motivos de este efecto y las posibles soluciones para resolverlo.

¿Por qué se produce la ralentización?

Todos los datos que introduces en Facturas Cloud, ya sea de un cliente, de una factura o de un presupuesto, se almacenan en una base de datos. Esta base de datos es la que posteriormente se consulta cada vez que necesitas visualizar la información de tu negocio, ya sea en la HOME, en los listados, en los formularios de alta/edición o en los diferentes informes que hay disponibles en el servicio.

Aunque el sistema está diseñado para optimizar al máximo la consulta de la información a esta base de datos y así conseguir un uso ágil del programa, a medida que vayas introduciendo información puedes notar que las pantallas que antes iban más rápidas, ahora lo son menos. El motivo fundamental de este efecto tiene que ver precisamente con el volumen de información a consultar cuando necesitas acceder a estas pantallas.

Supongamos que tienes 30.000 facturas dadas de alta en el sistema y tienes configurado que en los listados se muestren 50 filas (desde la pestaña "Interfaz" de la opción de menú "Configuración > Mis datos"). Cuando accedas al listado de facturas, por un lado se consultará la información de las 50 primeras facturas a mostrar en la página 1, pero por otro lado será necesario acceder a las 30.000 facturas para obtener la información de los totales.

Un efecto similar, aunque en menor medida, se produce en la página de la HOME. En función del periodo que tengas establecido, así será necesaria consultar más o menos información para mostrar los gráficos y resúmenes que en esta pantalla se ofrecen.

Lógicamente, tener seleccionado el periodo "Año anterior y actual" requerirá consultar más documentos que si tienes seleccionado el periodo "Mes en curso" y por tanto, un poco más lento a la hora de mostrar los resultados.

¿Qué puedo hacer para mejorar la velocidad?

Si quieres mejorar la velocidad de consulta de las diferentes pantallas del sistema, puedes hacer los siguiente:

1. Archivar documentos: Cuando accedes por primera al sistema y consultas los diferentes listados de documentos de venta (facturas, presupuestos, facturas proforma, albaranes y recibos) y compra (gastos), puedes observar como en los filtros hay un campo llamado "Archivado" que por defecto toma el valor "No".

   

   Este filtro está pensado para mostrar únicamente los documentos "activos" y que más probablemente necesites consultar o gestionar en tu día a día. Por ese motivo, una alternativa muy interesante es "Archivar" aquellos documentos que no vas a necesitar con tanta frecuencia porque por ejemplo son del año anterior o ya fueron tramitados por tu gestoría.
   
   Para poder archivar tus documentos, solo debes seleccionar la casilla que hay al principio de la fila que corresponda y pulsar el botón "Archivar" que se habilita en la botonera inferior.

   

   Una vez que tengas tus documentos archivados, tal y como explicábamos en el punto anterior, el volumen de información a consultar en la base de datos se reducirá drásticamente y por tanto, el tiempo para mostrarte la información.
2. Reducir el número máximo de filas de los listados: Tal y como te hemos explicado antes, cuanta más información quieras mostrar en los diferentes listados del sistema, mayor tiempo se necesitará para obtenerla de la base de datos. Por ese motivo, puedes ajustar el parámetro "número máximo de filas en los listados" que tienes disponible en la pestaña "Interfaz" de la opción de menú "Configuración > Mis Datos".

   

3. Ajustar el periodo de la HOME: En la HOME del sistema a la que accedes nada más logarte se muestran una serie de gráficos y tablas que resumen el estado de tu negocio a nivel de facturación, gastos, cobros y pagos. En esta HOME puedes establecer 3 periodos de consulta: Año anterior y actual, Año en curso y mes en curso. Según el que necesites utilizar, así tardará más o menos en mostrar la información, siendo el "Mes en curso" la opción más rápida y el "Año anterior y actual" la más lenta.

Si archivo un documento ¿Cómo puedo verlo o recuperarlo?

Es importante destacar que, si archivas un documento, no lo estás eliminando del sistema, sencillamente es un estado asociado al documento. Es por ello que, si necesitas consultar un documento archivado, solo debes seleccionar en el filtro "Archivado" del listado la opción "Sí" o "Todos".

Si necesitas quitar el estado archivado de un documento, lo único que tienes que hacer es seleccionarlo del listado y pulsar el botón "Activar" que se habilita en la parte inferior.